Organizzazione e dintorni: prova con il Metodo Macedonia

Francesca Cora Sollo - 11 agosto 2016
Organizzazione-Lavoro

Anche questo articolo finirà, come gli altri, nella sezione “Bozze” del mio blog. O forse no? Solo la pubblicazione ci darà l’ardua sentenza. Come sempre i miei post cominciano progettati con un percorso ben definito – dal punto A al punto B, per intenderci – e poi, puntualmente, sono un flusso di coscienza continuo che tira fuori un po’ del caos che ho nel mio cervello che qualcuno definisce creativo e qualcun altro, con tanta ragione di contorno, inconcludente. Oddio, mi sono appena giocata (di nuovo?) il mio Personal Branding. Nulla, tutto si recupera! Solo alla morte non c’è rimedio (solita perla della saggezza popolare napoletana) e domani c’è sempre un altro post!

Dicevamo, Personal Branding. Questo sconosciuto. O meglio Personal Branding , questo inconcludente. Io lo conosco bene questo concetto qui. Ci litigo tutti i giorni, sai? Già, perché il difetto più grande di chi ha un po’ di creatività (o di unicorni e fatine che vivono nella testa, fai tu – mi piace che il lettore sia autonomo!) è la mancanza di organizzazione, costanza ed equilibrio. Alla fine c’arrivano anche loro a capire che c’è bisogno di pianificazione perché la creatività che non viene incanalata è magia sprecata. Le idee hanno bisogno di sapere che possono contare su di te. Hanno bisogno di sapere che sei tanto coraggioso da difenderle e portare avanti per loro la battaglia, ma anche che – una volta che saranno accettate – tu sappia organizzarle in un progetto che funzioni. Questo vale per la tua reputazione come per il tuo lavoro personale ed anche, e soprattutto, per i clienti.

Datemi un’agenda ed organizzerò il mondo

Trovare il tuo metodo personale di organizzazione è la vera chiave del successo. Potrai leggere migliaia di articoli in proposito ma se non sperimenti una buona parte di quello che apprendi difficilmente al mattino la tua To Do List si riempirà da sola. Devi avere con il tuo organizer, il tuo quadernino con i cuoricini o la tua agenda lo stesso rapporto di fiducia che avevi da bambino con la fatina dei denti: fiducia assoluta. Devi affidarti al fatto che hai bisogno di fissare su un supporto, cartaceo o digitale, gli impegni, le scadenze, le cose da fare. Lo spazio a disposizione nella tua memoria mentale ad un certo punto finisce. Si ribella. Ti lascia. Non ne vuole più sapere.

E quando se ne va, tu che fai? Ecco, allora, che hai un gran bisogno di lasciare libera la mente per la produzione di idee (lascia in pace quel l’unico neurone che ancora sembra funzionare) e fissare su un supporto tutto quello che devi fare. Non importa se sei un freelancer, una casalinga o un imprenditore: ogni attività ha un disperato bisogno di organizzazione.

Il metodo Macedonia: freschezza, semplicità e gusto!

Il modo migliore per trovare un metodo di organizzazione efficace per la propria attività è provare. Che sia un pomodoro, un’anguria o un melone, non importa. L’importante è che sia come gli ingredienti di una buona macedonia:

Semplicità

Il segreto di una buona macedonia è quello di non utilizzare troppi frutti diversi tra di loro, per non alterarne il sapore. Viva la semplicità, quindi, anche nell’organizzazione: meglio fare poche fatte bene che to-do list infinite che portano soltanto a grandi mal di testa e suicidi in serie di fatine ed unicorni. Io ci tengo tanto che la magia continui ad animare questo piccolo angolo di universo quindi ti suggerisco di limitare le cose da inserire nella tua lista giornaliera a quelle davvero essenziali. Prova, come sto facendo io in questi giorni, a scegliere 5 compiti da portare a termine prima di un certo orario. Sono ore davvero complicate per me, procrastinatrice seriale ma sono fondamentali per cominciare a comprendere il fatto che la costanza e l’impegno sono il vero motore del successo e che se non ti vengono naturali, puoi sempre imparare. Ho fiducia in te (ed in me)!

Bontà

Quando le cose sono fatte con il cuore, il risultato è sempre migliore. Non c’è nulla da fare: quando ci metti impegno nello scegliere con cura la frutta nel negozio di fiducia, selezionando singolarmente il kiwi che sembra più dolce, la ciliegia più rossa e l’avocado più simpatico; quando metti la giusta quantità di zucchero; quando resta in frigo alla temperatura perfetta perché non diventi troppo acida… la macedonia ha tutto un altro sapore. Questo stesso processo deve essere applicato alla selezione delle tue attività: quanto è “buono” questo task per la tua to-do list ovvero quanto è pertinente, urgente o necessario rispetto alle tue esigenze e scadenze generali?

In questi primi giorni di riorganizzazione delle mie attività la voglia di fare non è alle stelle perché c’è avvilimento: tantissime cose da portare a termine, impegni da prendere, contatti da contattare, articoli da scrivere, template da rifare. Eppure. Eppure, piano piano, senza forzare troppo la mano, seguendo i ritmi (finalmente direi) che la mia mente ed il mio corpo possono sostenere, sto cominciando a dipanare questa enorme matassa di task. Cerco, come ti dicevo, di selezionarne un tot di azioni da fare al giorno e portarli a termine. Se c’è spazio per un altro task, benissimo, altrimenti, ci vediamo domani. Zero stress! Le scadenze si devono rispettare, gli impegni onorare, ma se tu non sei produttivo difficilmente terrai fede alle promesse (lavorative) fatte. Come dice sempre la mia nonna: se da una sola porta, dove può passare al massimo una persona per volta, ne vuoi far entrare 50 contemporaneamente è normale che crolli la casa. Ah, le nonne. Salverebbero il mondo, se solo potessero. Ovviamente, mentre cucinano chili e chili di roba buona!

Freschezza

La macedonia, in estate, è uno dei pranzi preferiti da chiunque. In spiaggia, a casa, in ufficio: si adatta a qualunque contesto ed a tutte le esigenze. La tua to-do list deve essere esattamente così: non deve diventare uno schema mentale da seguire pedissequamente ma un riferimento programmatico, una tabella di marcia da rispettare ma non troppo. Una buona organizzazione deve adattarsi alle esigenze della giornata – se devi scappare a prendere un aperitivo con l’amica o giocare a Pokemon Go, devi rimandare o rinunciare a qualcosa, ti pare? Insomma, l’elemento essenziale di una macedonia (e quindi di una buona organizzazione) è la freschezza! I tuoi task devono essere sempre aggiornati, sempre flessibili. Si devono adattare a quella che è la tua vita e non tu a loro.

Creatività

Una macedonia più colorata mette allegria. Utilizzare la creatività per rendere le tue to-do list più spiritose, più colorate può aiutarti a tirare fuori quell’energia che, alle battute finali, ti manca. Nel senso che è andata a prendere un gelato, fumarsi una sigaretta e farsi una passeggiata e ti ha lasciata a casa, da sola. Come utilizzare la creatività per essere più produttivi? Semplice: io ho fatto una scorta di post-it colorati, penne di differenti colori, block notes seri e quaderni colorati con i divisori per le varie attività.

Giorno dopo giorno, pagina dopo pagina, sto sistemando ed organizzando tutto quello che riguarda le mie attività: ho cominciato per macro-progetti, per collaborazioni e per idee. Lentamente, molto lentamente, tutto sta prendendo forma. Senza i colori, le forme e le liste, però, difficilmente il cervello è stimolato a  fare. Il mio consiglio è quello di trovare la tua formula magica visuale per organizzare ed ottimizzare le tue attività ed incrementare (potenzialmente) la tua produttività. Può essere quella di organizzare i task per facilità di esecuzione, per tempo necessario per assolvere l’attività o, più semplicemente, da quello che ti richiede maggiore impegno a quelli che ti danno minore preoccupazione. Io ancora non ho trovato il mio metodo, ma ci sto lavorando!

Selettività

Come ti mettevo in evidenza già nel punto precedente (la bontà di un task), devi imparare a scegliere ciò che è davvero importante per la tua produttività. Stabilisci delle priorità tra gli impegni del tuo business, i tuoi clienti e la tua vita privata. Non dovrebbe essere difficile, vero?

Tranquillo, non sei il solo

Questo è quello che sto imparando (molto lentamente, devo ammetterlo) ogni giorno sulla mia pelle. Questi non sono consigli che ti faranno sfondare nel mondo del lavoro ma che ti daranno un piccolo aiuto a sentirti meno solo quando penserai, seduto alla tua scrivania, da dove diamine comincio? Ci siamo passati tutti. Anzi, molti – come me – ci stanno ancora sguazzando dentro, alla disorganizzazione, allo sbattere contro i muri con la voglia di sfondarli e la sensazione di non riuscirci, con la voglia di fare ma di non sapere come, dove e perché. La cattiva notizia è che la sindrome del Tapiroulan (fare tanto ma sentirsi come se fossi sempre nello stesso posto) è molto comune, nel digitale. La bella notizia, invece, è che puoi combatterla sempre e comunque: devi solo provarci. Cadrai, ma alla fine riuscirai a sistemare la tua scrivania, il tuo desktop, la tua vita lavorativa.

Ce la possiamo fare, insieme!

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